Um relato prático da aplicação
Imagine uma situação comum: o cliente liga e pergunta: “Com essa reforma, quanto vou pagar?”. Para responder com segurança, é preciso consultar a nova legislação, entender a atividade da empresa, verificar o enquadramento e refazer cálculos. Poucos dias depois, surge a mesma dúvida em outro caso, com pequenas diferenças.
A reforma tributária trouxe esse tipo de demanda para a rotina dos escritórios. São novas regras, diferentes períodos de transição e muitas dúvidas de clientes que precisam tomar decisões. Nesse cenário, ferramentas tecnológicas passaram a ajudar no trabalho diário, principalmente na organização de informações, nos cálculos e nas simulações.
O ponto não é substituir o especialista, mas sim reduzir o tempo gasto em tarefas repetitivas e deixar mais espaço para aquilo que exige análise, experiência e responsabilidade profissional.
O que pode ser facilitado
Uma das utilidades mais práticas é transformar uma lógica de cálculo já definida em uma ferramenta simples. Em vez de refazer a mesma simulação a cada atendimento, o profissional pode estruturar uma calculadora ou planilha padronizada, com regras previamente conferidas.
Isso reduz o tempo de execução e melhora a qualidade da entrega. O cliente deixa de receber apenas uma explicação verbal e passa a ter um material que pode consultar, entender e usar como apoio para planejar decisões.
O mesmo ocorre em tarefas como comparação de regimes tributários, conferência de listas, cruzamento de documentos e revisão de dados. São atividades que exigem atenção, mas que muitas vezes consomem horas da equipe. Quando bem organizadas em uma ferramenta, passam a ser executadas com mais rapidez e regularidade.
O ganho não está em deixar a tecnologia decidir. Está em evitar que o profissional precise repetir, manualmente, tudo aquilo que já foi pensado, estruturado e validado.
Mais agilidade para o cliente
Quando um trabalho que levava dias passa a ser feito em horas, seu custo tende a cair. Isso pode permitir que análises e simulações, antes acessíveis apenas a empresas maiores, também cheguem a pequenos empresários.
A reforma tributária não deveria ser um assunto compreensível apenas para quem tem grande estrutura ou orçamento. O pequeno empresário também precisa entender como as mudanças podem afetar preços, margens, créditos, fornecedores e a forma de tributação.
Um exemplo são as planilhas de teste. Quase todo especialista já lidou com uma planilha extensa, cheia de abas, fórmulas e ajustes feitos às pressas para resolver uma demanda urgente. Muitas vezes ela funciona naquele momento, mas se torna difícil de entender ou revisar poucos dias depois.
Quando a lógica é organizada e transformada em uma ferramenta mais clara, a planilha deixa de ser um rascunho de trabalho e passa a servir como instrumento de consulta. Isso facilita a revisão interna, melhora a comunicação com o cliente e diminui o risco de erros causados por alterações manuais.
Ferramentas locais e controle dos dados
Uma experiência que trouxe bons resultados foi desenvolver ferramentas simples que funcionam localmente, sem depender de conexão com a internet. Pode ser, por exemplo, um aplicativo web que abre no navegador, dashboards ou, em algumas situações, uma planilha preparada para executar cálculos específicos e configuráveis.
A vantagem é que o dado do cliente permanece na própria máquina. Para a área contábil e fiscal, isso é importante. Informações de faturamento, custos, folha, tributos e estrutura societária exigem cuidado.
Além da confidencialidade, há outros benefícios:
– A regra aplicada pode ser conferida antes de a ferramenta ser utilizada;
– O cálculo tende a ser repetido da mesma forma, desde que as informações inseridas sejam as mesmas;
– A ferramenta pode ser revisada, ajustada e documentada;
– O especialista não fica dependente de conexão, assinatura ou mudança de política de uma plataforma externa.
Isso não elimina a necessidade de revisão. Mas ajuda a separar duas etapas: primeiro, o profissional analisa, define a regra e valida o cálculo; depois, a ferramenta executa aquela regra de forma padronizada.
Os cuidados necessários
Nenhuma ferramenta dispensa conhecimento técnico. O maior risco não está em um erro simples de conta, codificação ou em uma fórmula quebrada. Esses problemas normalmente aparecem na conferência ou na execução do aplicativo web ou do dashboard.
O risco mais relevante é a interpretação equivocada de uma norma nova, o uso de uma referência inadequada ou a criação de uma conclusão aparentemente segura, mas sem sustentação legal. Na área tributária, um cálculo pode estar matematicamente correto e ainda assim estar baseado em uma premissa errada.
Por isso, a regra é simples: tecnologia serve para acelerar o que o profissional já tem condições de conferir. Ela pode ajudar a identificar divergências, números fora do padrão, inconsistências em tabelas ou cálculos que não fecham. Mas não deve assumir sozinha a interpretação de uma lei nem a elaboração de uma recomendação ao cliente.
Outro cuidado importante é não confiar apenas em instruções registradas em sistemas ou documentos. Uma regra escrita não garante que será aplicada corretamente em todas as situações. É preciso testar, revisar exemplos, comparar resultados e corrigir o que for necessário.
Quando uma metodologia, cálculo ou entendimento já foi confirmado, vale registrar essa versão validada de forma clara. Assim, nas próximas consultas, o trabalho parte de uma base revisada, em vez de recomeçar a interpretação do zero. Isso reduz retrabalho e evita que um assunto já resolvido seja tratado de maneira diferente sem necessidade.
Além disso, é recomendado o uso de modelos diversos de IA. Gera-se a ferramenta em um modelo e se confere em outro. Gera-se um paper de estudo em um modelo, faz-se o upload em outro para revisão e se possível mais um antes de chegar ao especialista para checar a fundamentação legal e a aderência ao mercado do cliente. Sempre a última instância deve ser o especialista humano.
Onde termina a ferramenta
A ferramenta não conhece o histórico do cliente, não percebe todas as particularidades do negócio e não assume responsabilidade por um parecer. Ela não sabe, por conta própria, se aquela empresa possui uma operação atípica, um contrato específico, um benefício fiscal aplicável ou um risco que exige análise adicional.
Esse papel continua sendo do especialista.
A reforma tributária reforça justamente esse ponto. Quanto mais regras, transições e exceções surgem, maior é a necessidade de alguém que saiba interpretar, questionar, comparar cenários e responder tecnicamente pelo que recomenda. Os modelos de IA não devem substituir seus estudos e sua dedicação no entendimento avançado da matéria.
A tecnologia pode deixar o trabalho mais rápido, mais organizado e mais acessível. Pode reduzir tarefas repetitivas e melhorar a apresentação das informações. Mas a decisão, a análise e a responsabilidade continuam com o profissional.
Artigo escrito por Frederico de Almeida Escobar, sócio fundador da AEG Advisor e AEG Contábil, além de vice-presidente e diretor de tecnologia da ANEFAC Regional Rio de Janeiro.
