Como o Brasil possui um sistema tributário complexo, a tecnologia se torna fundamental para o adequado cumprimento das obrigações tributárias.
Na visão de Rogério Correia, coordenador acadêmico na Fucape e palestrante no 3º Tax Day da ANEFAC, realizado em 20 de outubro em São Paulo, o desenvolvimento de programas escalam a capacidade de trabalho, na medida em que diminuem o esforço para o cumprimento de tarefas burocráticas e repetitivas. Além disso, evitam falhas humanas na análise de dados numerosos, tornando mais fácil a tomada de decisão. “Ainda temos muito a avançar porque os produtos tecnológicos disponíveis são voltados para o cumprimento das obrigações acessórias, principalmente na área de auditoria, mas ainda são superficiais no que toca à inteligência tributária. Os próximos passos devem ser no sentido de viabilizar a utilização da inteligência artificial nos processos de reestruturação tributária”, diz.
Rogério Correia, coordenador acadêmico na Fucape
Cinthia Possatto, gerente tributária na Porto Seguro
Na mesma linha, Cinthia Possatto, gerente tributária na Porto Seguro e palestrante no evento, acredita que a complexidade do cenário tributário brasileiro faz com que a tecnologia precise estar presente no dia a dia da área tributária e ser uma aliada nos processos, considerando que a todo momento se deve fazer mais entregas (novas obrigações, atendimento a fiscalizações etc.), bem como reduzir multas/juros por atraso e com a menor estrutura física possível.
Esse cenário de transformação leva à necessidade de os profissionais da área estarem atualizados, trazendo a tecnologia como uma forte aliada nos tempos modernos e futuros. Segundo Gilmar Donizete, desenvolver sênior na Blueshift e que também palestrou no evento, a transformação digital veio para causar mudanças profundas no meio empresarial, com o uso de várias ferramentas, análise de dados, automação e inteligência artificial. Ele acredita que embora ainda existam empresas resistentes à transformação digital, a tendência é que elas passem a usar as tecnologias disponíveis, caso não queiram perder clientes e competitividade.
Gilmar Donizete, desenvolver sênior na Blueshift
Douglas Batista, gerente executivo de contabilidade e tributos na Totvs
Relação das empresas com o fisco é embasada pela quantidade de informações disponíveis
As últimas duas décadas foram, sem dúvida, um dos períodos mais férteis em inovação tecnológica, captação, processamento e utilização de dados. O fisco e as empresas não ficaram fora deste movimento e por razões similares. As empresas, na percepção de Douglas Batista, gerente executivo de contabilidade e tributos na Totvs e palestrante no evento, entenderam que o aumento da produtividade com redução de custos de produção dependia da evolução tecnológica em sistemas agora mais integrados (sempre acompanhado de melhoria em processos). Por sua vez, a tomada de decisões estratégicas dependia de dados mais qualificados para ser mais assertiva sobre clientes, fornecedores, mercado, concorrência, produto e inúmeros outros.
O professor Arquelau Pasta comenta em seu livro Gestão da Tecnologia da Informação de 2019 que todos os dias as empresas são “bombardeadas” com dados e informações. Desta forma, Batista pondera que o grande desafio está em como administrar esses dados e, do outro lado, o fisco também com o objetivo de tomar decisões mais assertivas sobre quais contribuintes fiscalizar, quais operações dar foco em fiscalizações, quais informações confrontar para identificar potenciais erros, bem como, com o objetivo de tornar o processo de fiscalização mais produtivo colocou o processo SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) em operação.
As empresas que originalmente quase que integralmente consumiam o orçamento em tecnologia e inovação com as áreas do core business passaram a estender esses investimentos às áreas não core, como finanças, contabilidade e tributos. Batista pontua que os gestores tributários brasileiros identificaram rapidamente algumas questões:
(i) a necessidade iminente de adaptar-se às mudanças rápidas para o cumprimento das obrigações acessórias impostas pelo fisco (que atualmente possuem acesso aos dados das empresas quase em tempo real);
(ii) os ganhos de produtividade que a tecnologia poderia trazer em processos como, preenchimento de obrigações acessórias, apuração de créditos tributários entre outros e;
(iii) a importância de dispor de informações relacionadas a tributos que pudessem abastecer à administração para definições estratégicas.
As mudanças tecnológicas no contexto tributário brasileiro colocaram o Brasil no topo da lista dos países com um dos sistemas tributários mais desenvolvido, conectado e integrado do mundo, como também, tornou o profissional em um dos mais importantes na execução da estratégia das empresas.
No entendimento de Batista, sob a ótica de planejamento tributário ainda existe muito a evoluir, mas ferramentas de Business Intelligence estão fazendo um papel importante no processo de organização de dados e auxiliando nos insights necessários à gestão tributária das empresas. “O profissional de tributos tem sido exigido não mais apenas pela técnica tributária, mas pela sua habilidade em lidar com as novas ferramentas disponíveis e como utilizá-las para melhorar a gestão no dia a dia. Sem dúvida uma mudança de paradigma importante para o qual precisamos estar atentos”, explica.
Em se tratando de tecnologia, Donizete avalia que os aspectos tributários de maior relevância hoje em dia estão relacionados com as possibilidades de transformar toda a informação tributária em inteligência para ajudar na gestão das empresas como um todo, no planejamento tributário e demais atividades pertinentes e relacionadas, de acordo com a necessidade específica de cada segmento de empresa/negócio. Sabendo que em todos os negócios, o aspecto tributário sempre estará presente de alguma forma.
Da mesma forma, Possatto pontua que os aspectos tributários mais relevantes atualmente são as reformas tributárias e os impactos que podem trazer em relação à carga tributária e aos processos operacionais. Já Rogério acredita que o grande desafio dos profissionais, que militam na área tributária, é acompanhar as mudanças legislativas, pois diariamente são aprovadas inúmeras novas normas impactando o cenário tributário. “É necessário ainda acompanhar as mudanças jurisprudênciais, o que não é uma tarefa fácil. Nesse contexto, a tecnologia é fundamental, pois permite um ambiente mais dinâmico e que consegue captar com agilidade as mudanças”, ressalta.
Tendo em vista que a maior parte do tempo do profissional de tributos é consumida com processos relacionados às obrigações acessórias, que são instrumentos auxiliares, exigidos pelas autoridades, para coletar dados referentes as operações, e que foram utilizados para apurar os impostos, tributos, encargos e contribuições, que constituem a obrigação principal (no caso, o pagamento do tributo), para Batista quando avaliamos os aspectos tributários mais relevantes atualmente, não podemos perder de vista este cenário.
Não se pode esquecer que o descumprimento de obrigações acessórias ou até a apresentação de informações inexatas podem acarretar multas expressivas às empresas. “Evitar isto, sem dúvida, continua sendo um aspecto relevantíssimo para o profissional de tributos. Porém, não pode ser o único. A utilização de ferramentas de Business Intelligence, processamento e compartilhamento de dados para o planejamento tributário têm ganhado relevância. Equilibrar a responsabilidade de garantir atividades de compliance sem renegar a visão estratégica de tributos é um exercício diário e que faz parte da vida de quem os administra”, avalia Batista.
A melhor maneira, para Passatto, de integração da tecnologia em tax, é a mescla de sistemas/softwares tributários, RPA’s e a utilização de novas ferramentas para o tratamento de dados em substituição ao Excel, sendo este último implantado em conjunto com a qualificação dos profissionais da área para utilização. Ela lembra que mesmo assim, só a inserção destes componentes não é suficiente, é preciso fazer com que se integrem, formando um grande ecossistema tributário e esse é o maior desafio do gestor tributário.
Por outro lado, Rogério entende que a melhor maneira de integrar a tecnologia nos processos tributários é a conscientização dos profissionais que atuam na área, especialmente no que toca ao cumprimento das obrigações tributárias de natureza acessória e de auditoria. “A tecnologia funciona como uma ferramenta que diminui a quantidade de tempo gasto com tarefas repetitivas, o que permitirá sobrar tempo para a dedicação à área estratégica. A automação dos processos tributários é um caminho sem volta e aqueles que não se atentarem para esse fato serão deslocados do mercado de trabalho”, reflete.
A integração de sistemas é fundamental também, na visão de Batista, para a adequada gestão da contabilidade e tributos. Apesar de não ser comum, empresas, dos portes mais variados possíveis, disporem de uma solução de gestão de contratos de fornecedores, elas utilizam essa solução apenas para extrair dados, apurar créditos e lançar manualmente os créditos no ERP (Enterprise Resource Planning). Além do risco de erro, do aumento no volume de lançamentos manuais na contabilidade, do risco de armazenamento de dados dessa natureza, ainda tem o fato do tempo dedicado a extração e análise desses dados que acaba sendo infinitamente superior ao que poderia ser se os sistemas fossem integrados.
Um aspecto decisivo na integração de tecnologia aos processos tributários está, na percepção de Batista, no convencimento dos executivos sobre a importância de processos integrados e do seus ganhos potenciais, na escolha de soluções agnósticas e mais aderentes a operação de cada empresa, e a um time com visão de processo bem estruturado e que conheça de tributos e tecnologia. A área de tributos está evoluindo em automação e foi puxada, num primeiro momento, principalmente pela necessidade de se adaptar às novas exigências da Receita Federal do Brasil, agora avança com a necessidade de integrar processos e reduzir intervenções manuais na contabilidade.
As discussões atuais já se voltam a como soluções em blockchain e Inteligência Artificial podem ser usadas na contabilidade e em tributos. Em abril de 2022, a TI Inside publicou a notícia sobre uma nova solução da TOTVS, que fornece um retrato do balanço patrimonial da empresa e da Demonstração do Resultado do Exercício (DRE) – somado a um novo painel de compras – que dá uma visão completa e analítica dos custos gerais da companhia – tudo isso integrado ao ERP das empresas. Em outras palavras, integração e disponibilidade de dados a serviço da gestão estratégica de tributos. “Como profissional da área, a única certeza que tenho é que as evoluções continuaram acontecendo em alta velocidade, precisamos estar atentos e atualizados, afinal a inovação distingue o líder do seguidor (famosa frase de Steve Jobs)”, diz Batista.
O fisco é pioneiro quando o assunto é automação de processos. Por intermédio da utilização intensa da tecnologia, são evidentes as diversas vantagens e a imensa otimização já obtidas pelo órgão. Na interpretação de Donizete, essa “lição de casa” já efetuada pelo órgão, é o que as empresas precisam perseguir também, pois essa inteligência fiscal maximiza as possibilidades de verificação de indícios de irregularidades (seja por erro ou fraude). Assim é indiscutível a necessidade delas se movimentarem para reduzir ou eliminar a ocorrência de erros fiscais em suas operações e caminharem mais no sentido do compliance, pois neste caso, o próprio fisco, ao se automatizar, dá o exemplo e exige das empresas a automação dos seus processos fiscais e tributários. As rotinas fiscais e tributárias consomem muito tempo e não há mais espaço para isso.
A recomendação do especialista é realizar um mapeamento de todas as atividades manuais e repetitivas que, além de custosas, são as que mais estão sujeitas a erros. “A verificação para melhoria dos processos e logo em seguida a automação dos processos fiscais e tributários que se enquadrarem, permite que os profissionais se voltem para as atividades que de fato exigem maior raciocínio e senso crítico, retornando para as empresas uma maior produtividade como um todo”, finaliza Donizete.
